El Archivo Histórico de la Provincia de San Luis Bertrán es un archivo eclesiástico privado. Está adscrito a la Curia de la Provincia dominicana de Colombia y tiene por misión custodiar los fondos documentales y colecciones a él confiados, gestionar su preservación y facilitar su consulta.
El patrimonio conservado en el Archivo Histórico está constantemente alimentado, ya sea por donaciones o por transferencias de las instituciones dominicanas del país. Por esta razón, se lleva a cabo un proceso permanente de creación de inventarios y organización de archivos (clasificación, ordenamiento y descripción), los cuales son puestos a disposición de los usuarios según la Política de ingreso y consulta.
El Archivo Histórico tiene un portafolio de servicios para la comunidad académica, dentro del cual se encuentran la realización de visitas guiadas, la posibilidad de acoger estudiantes en práctica profesional previa creación de convenios interinstitucionales y la ejecución de proyectos de investigación en el campo de la historia.
El Archivo Histórico de la Provincia de San Luis Bertrán es un archivo eclesiástico privado. Está adscrito a la Curia de la Provincia dominicana de Colombia y tiene por misión custodiar los fondos documentales y colecciones a él confiados, gestionar su preservación y facilitar su consulta.
El patrimonio conservado en el Archivo Histórico está constantemente alimentado, ya sea por donaciones o por transferencias de las instituciones dominicanas del país. Por esta razón, se lleva a cabo un proceso permanente de creación de inventarios y organización de archivos (clasificación, ordenamiento y descripción), los cuales son puestos a disposición de los usuarios según la Política de ingreso y consulta.
El Archivo Histórico tiene un portafolio de servicios para la comunidad académica, dentro del cual se encuentran la realización de visitas guiadas, la posibilidad de acoger estudiantes en práctica profesional previa creación de convenios interinstitucionales y la ejecución de proyectos de investigación en el campo de la historia.
El Archivo Histórico se rige, en primer lugar, por las disposiciones que sobre él se establecen en el Libro de Constituciones y Ordenaciones de los Frailes de la Orden de Predicadores. En este sentido, en consonancia con el n° 381 del mismo, se establece que el Archivo es el custodio de:
- los documentos que conserve el Prior Provincial o los oficiales de la Provincia, y que no sean necesarios para el régimen ordinario de la Provincia;
- los documentos de los conventos suprimidos;
- los escritos inéditos, cartas u otros documentos de los frailes que han fallecido o incluso de personas extrañas, que parezcan de algún interés para la historia de la Provincia.
El n° 383 del Libro de Constituciones y Ordenaciones agrega que también que, “los documentos que se refieran al gobierno y administración actual de la Provincia, se conservarán, bien en la secretaría de la Provincia, bien en poder de los respectivos oficiales”. Sin embargo, luego de que sean superados los tiempos propios para su utilidad en el Archivo de gestión, estos documentos pasarán al Archivo Histórico. El Apéndice n° 15 hace explícitos algunos de los documentos previamente relacionados, por medio de una lista que no pretende ser exhaustiva:
- Las Actas de la Santa Sede y del Maestro de la Orden recibidas por el Prior Provincial;
- las actas auténticas, los procesos verbales y los documentos de los Capítulos Provinciales;
- el registro de las deliberaciones del Consejo de Provincia;
- los documentos más importantes del Prior Provincial y el registro de sus actuaciones;
- relaciones después de las visitas canónicas;
- los convenios realizados con los Ordinarios locales;
- los documentos auténticos de las elecciones tanto en los vicariatos provinciales y en los conventos;
- las relaciones de los priores conventuales y de los vicarios provinciales tanto anuales como de fin de su mandato;
- los contratos y documentos de la administración económica;
- una copia de las diversas relaciones enviadas al Maestro de la Orden: a) ya sea del mismo Prior Provincial al fin de su cuatrienio, o la realizada para el Capítulo General; b) o la de estudios, de misiones, de administración económica, etc.