El Archivo Histórico es un archivo eclesiástico histórico perteneciente a la Provincia de San Luis Bertrán de Colombia, lo que lo convierte en un archivo privado con fines de interés público, por lo que se reserva los derechos de admisión de los investigadores que desean consultar sus fondos y colecciones. Así mismo, todos los fondos y colecciones son privados, por lo que se debe contar con una autorización previa para la consulta y utilización de ellos, por lo que el Archivo Histórico se reserva la admisión de los investigadores. Así mismo, los fondos y colecciones que no están organizados no están abiertos al público para su consulta.

Para acceder al Archivo Histórico, o a sus fondos y colecciones, se debe hacer una de las siguientes solicitudes.

El solicitante debe redactar una carta dirigida al Archivero de Provincia haciendo una presentación de sí: quién es y a qué institución pertenece. Así mismo, debe indicar el número de personas que van a realizar la visita y el nombre, apellido y cédula de cada una de ellas.

Si se cuenta con la fecha y la hora que desearía realizarla, se debe señalar en la carta. De lo contrario, la fecha y la hora se acordarán luego de que la solicitud haya sido aprobada.

La solicitud debe ser firmada por el solicitante, escaneada y enviada al correo del Archivo Histórico, y en los próximos cinco (5) días de haber sido notificado el recibido de ella, se dará la respuesta.

A) Particulares que van a realizar la consulta

El solicitante debe redactar una carta dirigida al Archivero de Provincia en donde haga una breve presentación de sí: quién es y a qué institución pertenece. Así mismo, debe indicar para qué desea hacer la consulta, qué fondos o colecciones va a consultar y con qué fin.

Si se cuenta con la fecha y la hora que desearía realizarla, se debe señalar en la carta. De lo contrario, la fecha y la hora se acordarán luego de que la solicitud haya sido aprobada.

La solicitud debe ser firmada por el solicitante, escaneada y enviada al correo del Archivo Histórico, y en los próximos cinco (5) días de haber sido notificado el recibido de ella, se dará la respuesta.

B) Particulares que no van a realizar la consulta

El solicitante debe redactar una carta dirigida al Archivero de Provincia en donde haga una breve presentación de sí y de la persona que va a realizar la consulta: quién es y a qué institución pertenece. Así mismo, debe indicar para qué desea hacer la consulta, qué fondos o colecciones va a consultar y con qué fin.

Si se cuenta con la fecha y la hora que desearía realizarla, se debe señalar en la carta. De lo contrario, la fecha y la hora se acordarán luego de que la solicitud haya sido aprobada.

La solicitud debe ser firmada por el solicitante, escaneada y enviada al correo del Archivo Histórico, y en los próximos cinco (5) días de haber sido notificado el recibido de ella, se dará la respuesta.

C) Particulares vinculados a instituciones con proyectos de investigación

El solicitante debe redactar la carta siguiendo las indicaciones señaladas en los apartados A o B, dependiendo de su carácter. Además, se debe anexar el proyecto y su aprobación por la institución a la cual pertenece.

Si se cuenta con la fecha y la hora que desearía realizarla, se debe señalar en la carta. De lo contrario, la fecha y la hora se acordarán luego de que la solicitud haya sido aprobada.

La solicitud debe ser firmada por el solicitante, escaneada y enviada al correo del Archivo Histórico, con sus respectivos anexos (arriba descritos), y en los próximos cinco (5) días de haber sido notificado el recibido de ella, se dará la respuesta.